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怎么做好一篇presentation?PPt模版的Presentation的做法以及演講人要注意哪些

時間:2016-10-12 10:51來源:未知 作者:anter_ran 點擊:
其實presentation,不一定特指powerpoint presentation。他認為,企業對于外企管理人員的衡量指標之一有一個selling skill,其實基本上是從presentation里面得到的印象。外企很重視的presentation是所有海外公司員工展示你能力、績效最好的平臺,不懂得這個東東的重要便做不好presentation,因為你不會用心去做。下面來看看他教我怎么做好一篇presentation。
怎么做好一篇presentation?Ppt模版的Presentation做法以及演講人要注意哪些
 
在國外工作的朋友,都應該有所了解,在歐美企業都會非常重視presentation skills,如果不懂得這一點,便是在外企工作的人認為自己不被重視的原因。我的一個在美國工作的朋友就深諳外企presentation之道,這可不是我在這里天方夜譚,而是我朋友將他二十年的外企工作經驗的歸總所得,提供給了我。
其實presentation,不一定特指powerpoint presentation。他認為,企業對于外企管理人員的衡量指標之一有一個selling skill,其實基本上是從presentation里面得到的印象。外企很重視的presentation是所有海外公司員工展示你能力、績效最好的平臺,不懂得這個東東的重要便做不好presentation,因為你不會用心去做。下面來看看他教我怎么做好一篇presentation。
1. Title page或Front page(封面/首頁)
以ppt為例,一個好的presentation的封面頁上要有以下若干要素:
(1)演示題目(長度不超過一行的五分之三,如太長,應精簡文字或設為兩行。三行為大忌!)
(2)副標題(可以不必要有)
(3)演示人姓名:常用的排版方式是全居中,也可以采用full block或half block,但要與選用的powerpoint template背景配合。
(4)日期
2. Introduction(簡介)
演示內容的簡要介紹。
3. Agenda(演示專題目錄)
這一點至關重要,目的是給聽眾一個清晰的脈絡,給人條理性強的印象。但agenda的頁面排版要注意:最好不要超過6行,每行注意長度不要超過頁面一行的80%,保證頁面整體的視覺效果清晰。
4. 演示正文頁面
字數最忌太多。注意給頁面給白,并且要按照信息的重要性排好次序,每行字數不要差別太大。正文頁面不要使用全局中方式。有一種理論說,每行不要超過6個字,有一定的道理,但不一定。
5. 目錄頁插入
根據演示進程插入剛開始時的目錄頁,標明進程。以免觀眾忘記脈絡。
6. Visual aid
適當使用視覺輔助手段很重要,但不要太多,以免喧賓奪主。所謂視覺輔助指的不是office自帶的那些剪貼畫,而是各種圖形、圖標等。office的各種圖標也盡量不要使用。
7. 動畫效果與transition
Office頁面動畫效果要慎用。除非某個頁面有特別強調內容,也不要使用頁面轉換動畫效果。這些都是不專業的表現。
以上是PPT頁面制作技術層面的關鍵點,更重要的卻是演示時的理念。
第一,要明確做這個演示的目的。
若是培訓,要大量使用visual aid,否則枯燥的文字內容很難吸引聽眾的注意力。
若是工作匯報,要通過各種指標的精細分析(使用分析圖表和圖形),引出準確的分析結果。
第二,語速要變化要得體、適宜。這一點不必多說。
第三,要面對觀眾。注意表情。許多做powerpoint演示的人慣犯的錯誤是圍繞這屏幕的時間太多,與觀眾的目光交流太少。給人的就是一種看錄像的感覺,這容易使觀眾忽視演示人的表現。還要注意目光交流不能偏頗,防止部分觀眾感到被忽視。
第四,適時發問。這是防止觀眾跑神的方法,但不能使用過多。
 
具體做法指示:要有一個結構清晰內容準確的PPT
 
  1.PPT應該包含的內容:
 
  ① Outline(概括Presentation的主要內容)
 
  ② Main Body(Presentation的主體部分,根據Outline分點闡述)
 
  ③ Conclusion(針對整個Presentation做一個summary)
 
  ④ Q & A section(用于回答聽眾疑問)
 
  2.一段簡潔有力的開場白
 
  開場白其實可以和Outline結合在一起,讓聽眾知道你的做Presentation的主題和其后的整個流程
  Example: Good morning/afternoon, everyone. Itis my honor to be here to give a presentation to all of you. The topic of mypresentation is … and it will be divided into XX parts. There will be a Q &A section and I am pleased to answer any questions you may have so please saveyour questions till the end of the presentation.
 
  3.流利的表達
 
  ① 不需要使用很難的詞匯,關鍵是要聽眾明白你所講的內容
 
  ② 注意控制語速,可參照VOASpecial English的語速,說話清晰表達即可
 
  ③ 使用恰當的語言。比如結束后避免使用“that is all”,而可以說“thank you for your listening”
 
  ④ 避免過多的self-repair,不要多次重復一句話
 
  4.Body language
 
  ① 熱情大方,面帶微笑,切忌背對聽眾
 
  ② 如果覺得雙手不知道放在哪里,可以拿些東西,比如筆或者過程中會用到的文件紙張,但不宜太多
 
  ③ 和聽眾要有eye contact, present時眼神要專注
要做好一個presentation,演示人要注意對話題的準備以及態度和身體語言的結融通,除此之外,演講者還應該掌握一些常用句型。   
 1. Right, let's get started.   
 2. Let me introduce myself.   
 3. I've divided my presentation into three main parts.  
  4. Just to give you a brief overview.   
 5. I'll be saying more about this in a minute.   
 6. I'm sure the implications of this are clear to all of us.    7. There's an important point to be made here.   
 8. OK, let's move on. (go on to make your next point)  
  9. As you can see, the figures speak for themselves.  
  10. To go back to what I was saying earlier.  
  11. Are there any questions you'd like to ask at this point?   
 12. I'd like to look at this in more detail.   
 13. Let's put this into perspective. (to explain it this way)   
 14. Perhaps I should expand on that a little.   
 15. To digress for a moment? (to depart from your plan)
暫且給大家聊一些做好一篇presentation的基本要素。有需要的朋友可以借鑒參考。也可以找我們的代寫服務團隊為您專業制作。


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